Muchas entidades tienen prohibido a sus empleados el uso de redes sociales durante su permanencia en el trabajo; este factor conlleva no sólo a la pérdida de tiempo productivo, sino a errores que pueden costarle muy caro a la empresa.
El ser humano es por naturaleza un ser social y una de sus principales necesidades es la de establecer relaciones sociales continuamente; con el auge de la internet y las redes, se incrementa el tiempo que una persona dispone para esta actividad.
Anteriormente la prohibición en las organizaciones se centraba en la no recepción de llamadas personales, pero con la llegada de las redes sociales, Facebook, Instagram, Twitter, y el ya necesario WhatsApp, entre otros, reemplazaron el método tradicional y ahora estos son los mecanismos “invisibles” de comunicación con el mundo exterior.
Y si bien, recibir un mensaje a través de una red social no tiene nada de malo, lo inadecuado es el estímulo que se genera de responderlo y dar inicio a una conversación que finalmente ocasiona distracción y descuido de la actividad asignada.
El tema de las redes sociales durante las horas laborales ha generado tantos inconvenientes, que algunas entidades extranjeras se han dado a la tarea de realizar estudios para determinar el tiempo que un empleado gasta de su trabajo para dedicarlo a interactuar a través de internet.
Según el portal Universia.net, un estudio realizado a finales de 2013 por el Instituto de Policías de Tecnologías de Washington (EEUU), encontró que por cada hora que un usuario está en internet, pierde 17.4 minutos de socialización cara a cara, 16.2 minutos de su trabajo, 7.2 minutos de sueño y 4.2 minutos de estudio. Por su parte el blog especializado en software de productividad WorkMeter en una publicación hecha para la misma época, llamó a las redes sociales Ladrones de Tiempo, basado en un estudio del portal especializado en software y servicios de compensación Salary.com, que indicó que un alto porcentaje de empleados mal gastan su tiempo en internet visitando lugares como: blogs personales, redes sociales, compras online, entretenimiento, deportes, viajes, entre otros. Con base en el estudio, el blog sostuvo que “entre los sitios web preferidos por estos empleados poco productivos están: Facebook 16%, Yahoo 14%, LinkedIn 10%, Google+ 8%, Amazon 6%, ESPN 2%, YouTube 2%, Twitter 2%” entre otros.
En Colombia el tiempo establecido como jornada laboral habitual es de 8 horas, y aunque en muchas empresas esto no se cumple por distintos factores, expertos indican que un empleado que en su trabajo tiene acceso a redes sociales y las frecuenta de manera intermitente, puede llegar a perder entre 50 y 60 minutos del tiempo productivo; es decir, si una persona labora 8 horas pero en su lugar de trabajo puede chatear o buscar información en internet que no se relacione con su función, al final del día sólo estaría trabajando en realidad 7 horas.
A SU SERVICIO consultó dos expertos para que ampliaran el tema; uno de ellos es Diana Lemus, Psicóloga, Especialista en Gestión Humana y Especialista en Salud Ocupacional.
A.S.S: ¿Es tan delicado el tema de redes sociales en el trabajo como para que ya se tenga que prohibir?
D.L: Hay que establecer un límite justo porque hay trabajos que son de alto riesgo en el que se debe evitar que la persona se distraiga. En ese tipo de labores las organizaciones deben establecer una política clara relacionada con la prohibición del uso de herramientas como el computador, iPad, tablet o celulares, mientras se desarrolla la labor porque se corre el riesgo de hacer un daño, ya sea a otras personas, a una estructura o a la misma sociedad. Estoy hablando de trabajos específicos como la conducción, las personas que trabajan en alturas, en fin, trabajos que puedan traer consecuencias graves. Otro tipo de labores son las de áreas administrativas donde un descuido en la atención puede generar una afectación en el resultado de la productividad, los tiempos y las mediciones.
A.S.S: Si una empresa no prohíbe la utilización de redes sociales pero quiere hacer un estudio sobre el rendimiento de sus empleados ¿qué debe hacer?
D.L: Es muy importante que las empresas establezcan la Gestión del Desempeño, esto tiene que ver con las evaluaciones que periódicamente se hacen sobre los resultados que la persona tiene en la ejecución de sus tareas; al hacer la Gestión del Desempeño se puede decir si esa persona es productivamente buena o no y si tiene oportunidades de mejora. Cuando se empieza a hacer el análisis del por qué una persona no es productiva, uno de los factores puede estar relacionado con que ese trabajador emplee demasiado tiempo atendiendo el celular con llamadas o temas de redes sociales, es ahí cuando la organización empieza a establecer esos controles, no de la utilización del celular pero sí de redes sociales durante el horario laboral.
A.S.S: ¿El empleador puede despedir a un trabajador por utilizar una red social en horas laborales?
D.L: La empresa debe tener un código o procedimiento disciplinario que divulgue a los trabajadores y que los trabajadores conozcan, que como parte de las políticas empresariales está la prohibición de conectarse a redes sociales, así se podría hacer un disciplinario en el que se le dice al trabajador: “Mire que con su conducta está infringiendo una política y es causal para un llamado de atención”. Si la persona después de ese llamado de atención reincide en el comportamiento, ya se adelanta un proceso más juicioso en el que se puede demostrar la secuencia de incumplimiento a las políticas.
A.S.S: Si no existe un código que prohíba específicamente la utilización de redes sociales en el trabajo ¿no se puede despedir a un trabajador que las use?
D.L: Lo más aconsejable es que las empresas sean muy juiciosas con los manuales de convivencia o políticas del manejo de las tecnologías y de la información, donde se especifique este tipo de situaciones y la prohibición de redes sociales durante las jornadas laborales. Si desde el primer día se dejan claras las políticas, se publican y se socializan con los trabajadores, ellos tienen claro las reglas de juego sabiendo qué pueden y qué no pueden hacer, y cuáles son los controles de la organización para la buena Gestión del Desempeño, sólo de esta manera se puede llevar al trabajador a un tema disciplinario por dicha causa.
Este portal también consultó al ingeniero de sistemas Albeiro Gordillo para conocer de qué manera se pueden bloquear las redes sociales de un computador empresarial.
A.S.S: ¿Qué están haciendo las empresas para evitar que sus empleados frecuenten las redes sociales durante horas laborales?
A.G: En algunas entidades lo que se está haciendo es utilizar métodos de bloqueo para evitar que los trabajadores se metan a redes sociales, porque la verdad es que en eso pierden mucho tiempo teniendo charlas y preguntando cosas a los amigos y familiares. El primer método es el que utilizan en algunos sitios donde son muy drásticos y lo que hacen es que prohíben el ingreso de celulares a la jornada laboral. El segundo método es un software que se consigue por internet para bloquear en cada computadora el acceso a las redes que uno defina. La tercera ya es a nivel general y es bloquear toda la red para que las personas sólo puedan ingresar a las páginas permitidas por los empleadores.
A.S.S: ¿Cuál es el motivo por el cual las empresas solicitan el bloqueo de las redes sociales en sus computadores?
A.G: Por errores laborales; cuando se maneja información delicada como números y la persona está pendiente de una conversación con alguien por Facebook o WhatsApp, puede fácilmente equivocarse y dar información que no es. Además, si una persona debe trabajar ocho horas pues termina trabajando siete o hasta menos por las conversaciones que tiene a través de las redes sociales.
A.S.S: ¿Por qué se dice que un trabajador puede perder hasta una hora de su tiempo laboral por causa de las redes sociales?
A.G: Porque normalmente cuando se envía un mensaje, de una pregunta salen diez y de una respuesta también salen diez; nunca las preguntas que se hacen por redes sociales son cortas, siempre se extienden.
Finalmente la recomendación que dan los expertos es que no se deben usar las redes sociales en las jornadas de trabajo porque, independiente que haya o no manuales de prohibición al respecto, el trabajador debe cumplir con unas obligaciones y la empresa lo está remunerando para ello. Por su parte los especialistas sugieren a los empleadores, establecer controles sobre el uso de las tecnologías de la información dentro de sus organizaciones porque de ello depende la productividad óptima que se presente en la empresa, pero este sistema debe estar acompañado de las políticas empresariales y de la socialización con los trabajadores a través de la comunicación interna que brinde las herramientas necesarias como soportes para llamados de atención si es el caso. _____________________________________________________________________
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